Sähköpostin hallinta

[anttinie]

Tuli mieleeni, että kuinka porukka mahtaa hallita / käyttää sähköpostia (tehokkaimmin) ? Sähköpostia kun tulee helposti useita kymmeniä päivässä, niin kuinka jaatte kansioihin / millä logiikalla? jne. olis kiinnostava kuulla / mahd helpotusta elämään

..Ja ihan normi viestintätavoista top-posting vai bottom-posting? vai siitä välistä?


Edit: esim. http://en.wikipedia.org/wiki/Posting_styles -- jos termit tuntemattomia

[Jamac]

Ainakaan en tajunnut kysymyksestä mitään

[mercury]

Järjestelyyn on tarpeellinen määrä postilaatikoita kansiorakenteissa ja monet tunnettujen lähettäjien postit menevät säännöillä suoraan oikeisiin paikkoihin. Uutiskirjeet, listapostit, foorumeiden infot jne menevät ehdottomasti suoraan omiin laatikoihinsa ja pois inboxista.

Ja postaustavoista valitsin inlinen eli lainaan tarpeelliset osat ja kirjoitan niiden alle omat lätinäni. En siis koko edellisen viestin ylä- tai alapuolelle vaan asiaa koskeviin väleihin.

Aika monilla vastapuolilla on kuitenkin tapana top-postaus koko viestiketjun lainaamisen yläpuolelle, ja tällaisessa tapauksessa saatan jatkaa samalla tyylillä jos keskustelussa on mukana useita osapuolia ja postin lainauksissa kulkee mahdollisesti tärkeätä tietoa. Turhat siivotaan kuitenkin pois aina.

[Jamac]

Pääsääntöisesti Top-postaamista sitten. Usein kuitenkin naksin lainaukseen vaan sen asian kiteytyksen mihin vastaan. Vihaan hirmuisia lainausralleja missä 95% tekstistä on allekirjoituksia, mihin on tungettu kaikki mahdollinen omaan elämään liittyvä informaatio.

Eniten odotan To do -ominaisuutta mikä tulee Leopardiiin. Olen aina kaivannut jonkinlaista "siltaa" sähköpostista (esim) muihin ohjelmiin.

[AppleFarmer]

Minulla on Mailissa (työtili) kaksi älykästä postilaatikkoa, Tämän viikon mailit ja Viime viikon mailit. Työposteja tulee viikottain 200-300 kpl (kaikki sellaisia, johon pitää ottaa kantaa), joten on helpompi työskennellä, kun ne ovat aina viikottain omissa "ikkunoissaan".

Olen kyllä Top-postaaja.

[Jamac]

Minulla on Mailissa (työtili) kaksi älykästä postilaatikkoa, Tämän viikon mailit ja Viime viikon mailit. Työposteja tulee viikottain 200-300 kpl (kaikki sellaisia, johon pitää ottaa kantaa), joten on helpompi työskennellä, kun ne ovat aina viikottain omissa "ikkunoissaan".

Olen kyllä Top-postaaja.

Miten sä pystyt pitämään narut käsissä? Tai siis silloin kun on yksi / kaksi proggista samaan aikaan niin menee vielä, ja kun suurin osa on sellaista "aineiston vastaanottoa" niin ei ongelmaa. Mutta sitten jos pitää olla asiantuntija asemassa noin monen postin kanssa... Oma kokemus on se että sähköpostittelu räjähtää nopeasti käsille. En tiedä olenko vaan huono?

[AppleFarmer]

Minulla on Mailissa (työtili) kaksi älykästä postilaatikkoa, Tämän viikon mailit ja Viime viikon mailit. Työposteja tulee viikottain 200-300 kpl (kaikki sellaisia, johon pitää ottaa kantaa), joten on helpompi työskennellä, kun ne ovat aina viikottain omissa "ikkunoissaan".

Olen kyllä Top-postaaja.

Miten sä pystyt pitämään narut käsissä? Tai siis silloin kun on yksi / kaksi proggista samaan aikaan niin menee vielä, ja kun suurin osa on sellaista "aineiston vastaanottoa" niin ei ongelmaa. Mutta sitten jos pitää olla asiantuntija asemassa noin monen postin kanssa... Oma kokemus on se että sähköpostittelu räjähtää nopeasti käsille. En tiedä olenko vaan huono?

Nyt en ihan ymmärtänyt mitä ajoit takaa? Olen tietoisesti tehnyt sen valinnan, että preferoin sähköpostia esim. puhelimen sijaan. En esim. ota tilauksia tai mitään ohjeistuksia vastaan puhelimitse, koska haluan kaiken "mustana valkoisella".

[MasBe]

Höh.. mulla tuli näppivirhe.. piti painaa top-postingia, mut onnistuin tähtäämää bottom-postingia

[MacFinn]

Hyvin harvoin lainaan tullutta mailia mun postituksissa. Mikään ei tunnu turhemmalta kuin alati kasvava ketju kysymyksiä ja vastauksia.

Jos en muista mihin vastaan, olkoon. Ja jos kysyjä ei muista mitä multa kysyi, olkoon.

[Jamac]

Minulla on Mailissa (työtili) kaksi älykästä postilaatikkoa, Tämän viikon mailit ja Viime viikon mailit. Työposteja tulee viikottain 200-300 kpl (kaikki sellaisia, johon pitää ottaa kantaa), joten on helpompi työskennellä, kun ne ovat aina viikottain omissa "ikkunoissaan".

Olen kyllä Top-postaaja.

Miten sä pystyt pitämään narut käsissä? Tai siis silloin kun on yksi / kaksi proggista samaan aikaan niin menee vielä, ja kun suurin osa on sellaista "aineiston vastaanottoa" niin ei ongelmaa. Mutta sitten jos pitää olla asiantuntija asemassa noin monen postin kanssa... Oma kokemus on se että sähköpostittelu räjähtää nopeasti käsille. En tiedä olenko vaan huono?

Nyt en ihan ymmärtänyt mitä ajoit takaa? Olen tietoisesti tehnyt sen valinnan, että preferoin sähköpostia esim. puhelimen sijaan. En esim. ota tilauksia tai mitään ohjeistuksia vastaan puhelimitse, koska haluan kaiken "mustana valkoisella".

Äh joo eikun ittestäni vaan meinasin että mun olisi vaikea kyllä pysyä moisen sähköpostitulvan kanssa kärryillä.

[Macco]

Äh joo eikun ittestäni vaan meinasin että mun olisi vaikea kyllä pysyä moisen sähköpostitulvan kanssa kärryillä.

Sen tulvan hanskaa tiettyyn pisteeseen asti. Jos meilejä tulee yhdeltä ihmiseltä 100 kpl viikossa, niin sitten alkaa jo sutata. Huomautin asiasta ihan kiltisti ja ystävällisesti. Otti ja suuttui

[Lare]

Sekä inline että top. Monimutkaisissa inline, lyhyissä top. Quote-merkit ja sisennykset **tuttaa, ne pilaa monesti hyvän "dokun".

[mikastus]

Tottakai "bottom", ja tarvittaessa "inline". Top-postaus on ärsyttävää, sekavaa ja siksi tyhmää, epäluonnollinen tapa ihmiselle lukea ja jäsentää asioita. Aivan hirveitä sokkeloita saa aikaiseksi, jos sähköpostiketju kasvaa. Eihän sitä työmatkaakaan tehdä takaperin ja peruuttaen ja välillä eteenpäin hypähtäen. (anteeksi analogiat, toinen helmasynti top-postauksen rinnalla ) Tämä foorumikin olisi lukukelvoton jos harrastettaisiin top-postausta.
Lainausta lyhennetään tietysti tarpeellinen määrä, tai sitten referoidaan itse lyhyesti siihen alkuun se asia, johon vastataan tai kommentoidaan. Jos ei jakseta referoida, niin sitten vain vastataan - mutta EI top-postata! Siis pliiiis, taistelkaa vastaan!!

Todella masentavia tuloksia tässä kyselyssä

[Lare]

Topin etu on se että näkee mitä viimeksi / lopussa sanottu. Usein muu on turhaa. Kun viestin on ensin lukenut täälläkin, niin sen jälkeen alkaa hyppiä loppuun, mitä viimeisimmät kommentit ovat.

[TheKraken]

Bottom-postien lähettelyn saisi minun puolesta kieltää lailla. Aivan uskomattoman ärsyttävää, varsinkin jos jollain mobiililaitteella postejaan lukee. Eikä se muutenkaan ole mukavaa aina ekana skrollata viestiä, jotta sen sisällön saa luettua.

[mikastus]

Bottom-postien lähettelyn saisi minun puolesta kieltää lailla. Aivan uskomattoman ärsyttävää, varsinkin jos jollain mobiililaitteella postejaan lukee. Eikä se muutenkaan ole mukavaa aina ekana skrollata viestiä, jotta sen sisällön saa luettua.

Jos ei tarvi lainata, niin sitten ei lainata ja piste - ongelma ratkaistu. Jos tarvii lainata, lainataan ylle, ei alle. Kuten jo totesit, sitä on tyhmää skrollata viestiä, jos ei ole tarvis, ja top-postauksessa se on vielä tyhmempää nurinkurin. Ei kai sitä vielä pelkkien mobiililiaitteiden ehdoilla asioita tehdä.

Että näin.

[mikastus]

Väärinymmärryksiä top-postauksella syntyy erittäin helposti, kun lainataankin jotain huomattavasti aiempaa viestiä. Lainaus laitetaan sinne alle, ja sitä ei lueta seuraavan kommentoijan toimesta. Tämä vastaus tulkitaankin vastaukseksi johonkin uudempaan viestiin. Tulee sotkua ja sittaraa, tulee väärinymmärrystä ja riitaa.

[bandha]

Top-postaan. Siirrän postit omiin kansioihin (n 25kpl) aina kun kerkiän. Postia tippuu päivässä 10-30.

[hanu]

Töissä html/rich -viesteissä joutuu vastaamaan top-postauksilla, koska outlook ja entourage eivät mahdollista riittävästi bottomia. (Lähetysketjua en viitsi vaihtaa pelkäksi tekstiksi useamman vastaanottajan tapauksissa).
Joskus kun muutti tekstiksi ja lähetti bottomia (ensimmäiselle riville tietty tervehdys), tuli vähän ajan kuluttua kysely, että olit lähettänyt vain tervehdyksen Ja kyseessä vain "lyhyt" viesti.
Oli pakko vastata, että top-postaajat eivät osaa/jaksa lukea edes koko viestiä.

Muuten aina bottom.

Top-postaus kuvastaa herkästi vastaajan välinpitämättömyyttä edellisiä lähettäjiä kohtaan. Jos ei jakseta referoida kunnolla, niin parempi jättää lähettämättä kokonaan.

[JHA]

Tuli mieleeni, että kuinka porukka mahtaa hallita / käyttää sähköpostia (tehokkaimmin) ? Sähköpostia kun tulee helposti useita kymmeniä päivässä, niin kuinka jaatte kansioihin / millä logiikalla? jne. olis kiinnostava kuulla / mahd helpotusta elämään

..Ja ihan normi viestintätavoista top-posting vai bottom-posting? vai siitä välistä?


Edit: esim. http://en.wikipedia.org/wiki/Posting_styles -- jos termit tuntemattomia

Sisään tulevalle postille lyhyt referoiva käsittely ja sitämyöten joko nopea vastaus tai sitten siirto paremmalle ajalle alikansioihin. Näitä on periaatteesa 3 kansiota posteille joihin täytyy a) vastata, b) jotka edellyttävät jotain tekemistä ja c) jotka ovat vain säilytettävän arvoista informaatiota ja posti siirtyy a & b kansioista c:hen sitämukaan kun ne on käsitelty. Erikseen vielä 1 kansio niille lähetetyille posteille joihin odotan aktiivista vastausta / työpyynnön toteutusta.

(Ei.. en ole keksinyt tätä itse vaan jalostanut GTD:n periaatteista työtapaa itselleni)

Kansiossa c) saattaa sitten olla alikansiot merkittävimmille aktiivisille projekteille joissa enemmän sidosryhmiä tuotekehityksessä ja toimitusketjussa ja paljon samaa aihetta käsittelevää viestinvaihtoa useamman kuukauden ajanjaksolla.

ja vastausmetodina top-postaus sillä se on muodostunut korporaation käytännöksi.

[JHA]

hirveitä sokkeloita saa aikaiseksi, jos sähköpostiketju kasvaa. Eihän sitä työmatkaakaan tehdä takaperin ja peruuttaen ja välillä eteenpäin hypähtäen. (anteeksi analogiat, toinen helmasynti top-postauksen rinnalla ) Tämä foorumikin olisi lukukelvoton jos harrastettaisiin top-postausta.

Tästähän on taitettu peistä jo nyyssien aikakaudella mutta minusta se metodi joka sopii foorumeille ei aina sovi sähköpostinvaihtoon ja päinvastoin. Foorumeiden ja meilien erona on se että täällä edelliset viestit ovat aina foorumin sisällönhallinnan tarjoamassa ja jäsennellyssä muodossa luettavana ja tarkasteltavana esillä jos haluaa viimeisen viestin jälkeen selvittää mistä oikein on kyse.

Sähköposteissa taas tälläistä arkistointia ei oletusarvoisesti ole ja usein työssä on edullista se että siinä vaiheessa kun asiaan X haetaan minulta kommenttia voi nopeasti silmäillä viestinvaihdon historiasta sen mihin viitekehykseen asia oikein kuuluu.

Referoinnissa kuitenkin hukkuu aina informaatiota vaikka sen miten tekisi ja usein on hyödyllisempää nähdä asiakkaan ensimmäisen myyntikonttorille esittämän kysymyksen sanamuodot ja etsiä sieltä asiakkaan tarvetta kuin lukea sitä mitä myyjä on arvellut asiakkaan kysyvän..

[Jamac]

Itsellä on lisäksi muutama "allekirjoitus" joiden sisältönä on vakiovastauksia. "Ilmoitusaineistonne on saapunut, kiitos plaaplaa Ok jne." Tuollainen vakiovastaus on helppo sitten valita siitä allekirjoitusvalikosta.

[mikastus]

..minusta se metodi joka sopii foorumeille ei aina sovi sähköpostinvaihtoon ja päinvastoin..

Ehkä näinkin.

Sähköposteissa taas tälläistä arkistointia ei oletusarvoisesti ole ja usein työssä on edullista se että siinä vaiheessa kun asiaan X haetaan minulta kommenttia voi nopeasti silmäillä viestinvaihdon historiasta sen mihin viitekehykseen asia oikein kuuluu.

Ymmärrän tämän, monesti tuo on tarpeen. Se viestihistoria vain on top-postaamistyylisessä ketjussa aika pöljässä muodossa siinä alla. Suurempia ongelmahan tuleekin sitten, kun käytetään kahta tai kolmea tapaa sekaisin saman viestihistorian puitteissa. Toiset top, toiset bottom, ja toiset inline. Seuraa siinä sitten viestinnän kulkua :-(. "Bottom" ja "inline" viestintä eivät ole niin pahasti ristiriidassa keskenään kuin "Top" versus muut tavat.

Referoinnissa kuitenkin hukkuu aina informaatiota vaikka sen miten tekisi ja usein on hyödyllisempää nähdä asiakkaan ensimmäisen myyntikonttorille esittämän kysymyksen sanamuodot ja etsiä sieltä asiakkaan tarvetta kuin lukea sitä mitä myyjä on arvellut asiakkaan kysyvän..

No onhan meillä erilaisia tarpeita ja moneen käyttöön näitä viestimiä sovelletaan. Hyvä lyhyt referointi voi myös ilmaista kuinka hyvin asia on tullut ymmärrettyä. Kun sanoo asian lyhyesti ja hieman toisin sanoin voi toki paljastua myös että asiasta josta keskusteltiin ei ollut harmainta aavistusta, tai se oli täysin väärin ymmärretty.

Enhän minä kuvittele että ihmiset lopettavat nyt heti top-postaamisen. Varsinkin kun ko. tapa vielä näin ylimielisesti tulee tässä haukuttua. Ymmärtänette kuitenkin pointin.

[anttinie]

3 kansiota posteille joihin täytyy a) vastata, b) jotka edellyttävät jotain tekemistä ja c) jotka ovat vain säilytettävän arvoista informaatiota ja posti siirtyy a & b kansioista c:hen sitämukaan kun ne on käsitelty. Erikseen vielä 1 kansio niille lähetetyille posteille joihin odotan aktiivista vastausta / työpyynnön toteutusta.

(Ei.. en ole keksinyt tätä itse vaan jalostanut GTD:n periaatteista työtapaa itselleni)

Kansiossa c) saattaa sitten olla alikansiot merkittävimmille aktiivisille projekteille joissa enemmän sidosryhmiä tuotekehityksessä ja toimitusketjussa ja paljon samaa aihetta käsittelevää viestinvaihtoa useamman kuukauden ajanjaksolla.

Pitääkin tutustua tohon GTD hommaan, kun kuulostaa järkevältä. Sivuja löysinkin, mutta onkohan jotain hyvää tiivistä pakettia jossain? Käytätkö jotain erityisiä (GTD) ohjelmia noiden hoitamiseen?

[mikastus]

Pitääkin tutustua tohon GTD hommaan, kun kuulostaa järkevältä. Sivuja löysinkin, mutta onkohan jotain hyvää tiivistä pakettia jossain? Käytätkö jotain erityisiä (GTD) ohjelmia noiden hoitamiseen?

Saakos nyt vielä kysyä kumpaa tai mitä postaustapaa ketjun aloittaja preferoi? Ja oliko kyselyn tulos yllätys? Ja jos saa vaatia, niin perustelut vielä käytettyyn tapaan. Eikä välttämättä pelkästään se "helppous", tai "ne muutkin" riitä.

Pyydän anteeksi röyhkeyttäni, mutta en kadu!