Varoitus Excel 2008 käyttäjille

[Nemo]

Haluan jakaa täällä varoitukseksi ja opiksi varsin nolon hasardin mikä itselleni kävi Excel ohjelman käytössä:

Neljän tunnin työn jälkeen sain asiakkaalleni kustannuslaskelman tehtyä. Save ja matsku mailiin..
Yllättäen file ei sitten enää auennutkaan omassa koneessani uudestaan. Ahkeran googlettamisen jälkeen löysin ohjeita joilla sain tiedoston väkisin aukeamaan. Siellä olikin sitten koskemattomana ihan eri firman kustannuslaskelma jota olin käyttänyt pohjana lähinnä kaavojen ja muotoilun takia.

Toivon tosiaankin ettei asiakkaani viitsi nähdä samaa vaivaa vaan tyytyy koneen ilmoittamaan "fileä ei voi avata" -ilmoitukseen. Mitään valtiosalaisuuksia tuossa ei mennyt mutta vähintäänkin nolo tilanne. Joku besserwisser varmaan tähän tokaisisi että kaikki tallennetut tiedostot tulee aina tallennuksen jälkeen avata vielä uudestaan jotta voidaan varmistaa että kaikki on kunnossa. Joo, ihan hyvä idis mutta kuinka usein tuollaista tulee käytännön rutiinitoimenpiteissä tehtyä?

Toistaiseksi tuosta Mac 2008 editionista ei ole ollut mitään muuta kuin harmia. Kun ohjelmien arvostelukriteereinä on yhä useammin nätti ulkonäkö, mageet erikoistehostesiirtymät ja efektit niin tässäpä lopputulos :/ about 15 vuoden excel kokemuksella ei itselleni ole koskaan aikaisemmin tullut ongelmia tallennuksien suhteen. Joo, jotkut vanhat filet ei diskeiltä aina auenneet mutta nyt puhutaan siis totaalituoreesta koneesta uusimmilla softilla.

Olin muuten kuvitellut että tuossa excelissä olisi ollut joku sellainen automaattinen backup systeemi käytössä? Eipä tainnut sitten olla ainakaan defaulttina päällä.

[tkt]

Muutama vuosi sitten oli samankaltainen pulma PowerPoint 2004:n kanssa. Pelkällä aukaisulla tiedosto saattoi tuhoutua avaamattomaan kuntoon. Tiedostoja meni kymmenittäin.
Nyttemmin PowerPoint 2004:stä pitäisi ko. ongelman olla korjattu.

--Ari

[Touho]

Joku besserwisser varmaan tähän tokaisisi että kaikki tallennetut tiedostot tulee aina tallennuksen jälkeen avata vielä uudestaan jotta voidaan varmistaa että kaikki on kunnossa. Joo, ihan hyvä idis mutta kuinka usein tuollaista tulee käytännön rutiinitoimenpiteissä tehtyä?

Ainakin julkaisu- ja kaupanteon puolella yleensä joka kerta.
Tosin niissä hommissa ei kovin usein mitään ekseleitä lähetelläkään. Se kun on eri miehet kun ruumiita tekee ja niitä pesee, vaimitensenytoli.
Ei millään pahalla, mutta itsepähän manasit paikalle niitä bw-peikkoja.

Olin muuten kuvitellut että tuossa excelissä olisi ollut joku sellainen automaattinen backup systeemi käytössä? Eipä tainnut sitten olla ainakaan defaulttina päällä.

Onhan siinä paketin kyljessä ollut se yksi ja kaikista tehokkain varoitusteksti jo iät ja ajat. Nimittäin Microsoftin logo.

Jos on 'pakko' käyttää sitä ekseliä, eikä siitä sitä backupia löydy, markkinoilta löytyy onneksi useampikin erilainen backup-ratkaisu, eikä Time Machine ole ainoa. TM:n lisäksi on Retrospectin nykyistä versiota, ja joukko halvempia ratkaisuja eli esim. ForeverSavea, Parachutea ja sensemmoisia. Niillä valitut tallennusversiot ja ajastetut backupit saa myös servereille.

Niin ja sitten on tietysti pari muutakin taulukkolaskentasoftaa, kuten esim. Mariner Calc, Apple Numbers, Open Officen taulukko-ohjelma ja pari muutakin officesoftaa.
Juu-u, tiedetään, monesti se vastaanottopään jäykkälavettisuus saattaa haitata niiden käyttöä, mutta ei välttämättä läheskään niin ylitsepääsemättömästi kuin äkikseltään arvelisi. Kannattaa ainakin tutkia asiaa, jos mikkisofta alkaa tökkimään.

[atheos]

Excelissä on kyllä autosave mutta se on vain ohjelman kaatumisen varalle. Pakko tosin besserwisserinä sen verran sanoa että jos olisit tallennellut vaikka vartin välein ja sinulla on Time Machine käytössä niin olisit voinut palauttaa vaikka tunti takaperin tallennetun version ja tehdä siitä loppuun...

[ptkmac]

Ei suoranaisesti liity aiheeseen, mutta aina tiedoston aukaisukaan ei takaa täydellistä onnistumista.

Itselle tuli vastaan jokin aika sitten ilmeisesti kaikkien word-tiedostojen äiti - oikea pohjien pohja. Tiedosto näytti wordissä asialliselta: oikeat logot ja kaikki. Satuin sattumalta vilkaisemaan samaista tiedostoa OS X:n Quick Viewillä ja hämmästyksellä ei ollut rajaa, kun esiin pompsahtivat täysin vieraan ja tuntemattoman yrityksen logot ylätunnisteessa.

Tapahtuma vahvisti edelleen omaa käsitystä siitä, että natiivit docit ja xls:ät eivät välttämättä ole kaikkein paras julkaisuformaatti.

[Touho]

Excelissä on kyllä autosave mutta se on vain ohjelman kaatumisen varalle. Pakko tosin besserwisserinä sen verran sanoa että jos olisit tallennellut vaikka vartin välein ja sinulla on Time Machine käytössä niin olisit voinut palauttaa vaikka tunti takaperin tallennetun version ja tehdä siitä loppuun...

Tai esim. ForeverSavella tmv. olisi saanut talteen sen viimeisenkin auki olleen tiedostoversion, varsinkin jos tallennusmuodoksi olisi valittu "vainoharhaisen" usein, eli mikkisoftan tapauksessa suositeltava asetus. Tunnissakin ehtii nääs tekemään jo aika paljon työtä ja muutoksia tiedostoihin. Tai juuri ennen sen ohjelman kaatumista.

Tapahtuma vahvisti edelleen omaa käsitystä siitä, että natiivit docit ja xls:ät eivät välttämättä ole kaikkein paras julkaisuformaatti.

Juuei. Ilman tuota välttämättä-sanaa tuo lause tunnetaankin yhtenä wanhana viidakon viisautena.
Viime viikolla sain yhden yt-kumppanin kokemaan helpottuneen ahaa-elämyksen ja oivaltamaan käytännöllisesti sen, että monesti projektin ja lopputuloksen kannalta onkin jopa parempi, kun tiedostomuotoina ja ohjelminakin käytetään jotain muuta kuin MS Officen omia formaatteja, eikä ihan kaikkea ei edes kannata vääntää väkisin MS Officella. Vaikka moni muu näyttäisi siten ajattelevankin. Oli käytössä sitten mäkki tai wintoosa.